Accueillir un congrès à Genève

Le Request for Proposal (RFP) est un document qui contient toutes les informations relatives au congrès : la durée, la période, le programme estimatif, les besoins en terme d’espace de réunion, la responsabilité des hôtes locaux, les besoins financiers, les attentes en terme de durabilité, la deadline pour candidater, les critères de sélections, le processus de sélection, … Ce document est essentiel pour pouvoir commencer à travailler sur une candidature. 

Le Local Organising Committee (LOC) est le groupe local qui accueille le congrès et collabore étroitement avec l’association pour organiser la conférence. Selon les besoins, il peut être soutenu par une agence PCO, chargée de la logistique, afin que le LOC se concentre sur le programme scientifique. Les frais du PCO sont généralement couverts par le budget du congrès. Les responsabilités du LOC variant selon les associations, il est essentiel de les clarifier dès le début de la candidature.

Lettre d’intention : parfois demandée avant la candidature officielle, elle permet au local host d’exprimer son intérêt à accueillir le congrès.

Bid book : dossier de candidature visant à démontrer la faisabilité du congrès dans la destination et la motivation du local host. Il comprend une partie scientifique (expertise et atouts de Genève), une partie destination (accessibilité, hôtellerie, coûts, etc.) et une partie logistique (centre de congrès, budget, etc.).
Le Bureau des congrès de Genève fournit un modèle personnalisable et prend en charge la création ainsi que la personnalisation du document.

Il est parfois nécessaire de présenter et défendre la candidature devant l’assemblée générale ou un groupe restreint de décideurs. Le Bureau des congrès peut vous accompagner, sur place ou à distance, et fournir une présentation ainsi qu’une vidéo pour appuyer votre démarche. En cas de déplacement, des goodies peuvent également être offerts à l’audience.

L’association se déplace parfois sur place dans la destination pour visiter les lieux. Le Bureau des congrès peut organiser et financer (sous certaines conditions) cette visite.



 

L’association annonce officiellement la destination retenue après évaluation des différentes candidatures.

Une fois la candidature acceptée, débute la phase opérationnelle, menée en étroite collaboration avec les partenaires locaux afin d’assurer le succès du congrès.

Le Bureau des congrès n’a pas vocation à organiser logistiquement des événements. Notre mission est d’accompagner les institutions locales dans le processus de candidature pour l’accueil du congrès. Une fois le congrès remporté pour Genève, une agence PCO peut reprendre l’organisation logistique du congrès. 

Le Bureau des congrès de Genève ne peut pas prendre la responsabilité financière pour un événement. Celle-ci est à la charge de l’association organisatrice du congrès ou du Local Organising Committee. Il est important de clarifier ce point avec l’association au début du processus de candidature et d’établir un budget précis du congrès, afin de ne pas avoir de surprise. 
Le Bureau des congrès peut vous accompagner dans l’établissement d’un premier budget estimatif et propose, également, des soutiens financiers et en nature pour alléger le budget du congrès. 

 

Notre Bureau des congrès peut analyser la viabilité d’un congrès, en prenant en compte les données des précédentes éditions et en établissant un premier budget estimatif en fonction des besoins. En fonction de cela, nous pourrons discuter de la faisabilité et prendre une décision quant à une éventuelle candidature. 

Notre équipe du Bureau des congrès a accès à la base de données ICCA, qui recense les congrès européens et internationaux en rotation. Nous pouvons effectuer des recherches pour vous, afin d’identifier des opportunités dans votre domaine d’expertise.